Règlement d’ordre intérieur des activités et stages de vacances communaux

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Généralités

L’administration communale de Woluwe-Saint-Lambert organise des activités de vacances, sous forme de services d’accueil et d’animation, durant les différentes périodes de congés scolaires pour les enfants de 2 ans et demi à 18 ans. L’objectif principal poursuivi par le service communal de la Jeunesse de Woluwe-Saint-Lambert est d’offrir aux enfants et adolescents un vaste programme de loisirs éducatifs, de les initier à différentes techniques et disciplines ainsi que de les encourager à la pratique d’activités sportives, culturelles, artistiques et scientifiques, et à développer leur sens de la responsabilité et du civisme.

La participation aux activités sur les plaines de jeux de même qu’aux différents stages est ouverte à tous les enfants selon les conditions d’âge fixées, quelle que soit leur langue. Il est cependant à signaler que les activités se déroulent en langue française ou néerlandaise et qu’il est demandé aux parents ou aux personnes responsables de l’enfant, lors de l’inscription, de préciser si leur enfant est susceptible de comprendre la langue des activités. Toutefois, en aucun cas, la non-maîtrise de la langue dans laquelle sont proposées les activités ne constituera un empêchement à la participation de l’enfant.

Pour des raisons d’organisation et de sécurité, seuls les enfants qui ne portent plus de langes (sauf pour la sieste pendant laquelle des langes-culottes sont tolérés) sont acceptés aux activités.

Les activités se déroulent de 9 heures à 16 heures 30. Une garderie gratuite est organisée sur chaque plaine.

Inscriptions

En fonction de l’année scolaire en cours, le Collège des bourgmestre et échevins fixe les différentes périodes et horaires d’organisation des activités de vacances ainsi que les différents lieux où celles-ci se dérouleront, le nombre de places disponibles et les dates de début d’inscription pour chaque période.

Les parents ou les responsables d’enfants domiciliés à Woluwe-Saint-Lambert peuvent inscrire leurs enfants 15 jours avant les habitants domiciliés dans une autre commune.

Les inscriptions se déroulent dans un premier temps via le site internet www.jjjy.be ou à l’aide du bulletin d’inscription disponible au service de la Jeunesse (avenue du Couronnement, 65). Dans un second temps, dès le début de la période de vacances, les inscriptions pour les places restantes peuvent se faire dans les locaux du service de la Jeunesse. Aucune inscription ni paiement ne pourra se faire directement sur les lieux d’activité.

Une fiche médicale contenant toutes les informations susceptibles d’aider à réagir efficacement en cas d’urgence est disponible dans les bureaux du service de la Jeunesse (avenue du Couronnement, 65) et sur chaque plaine ou téléchargeable sur le site internet www.jjjy.be. Elle doit être remise, complétée par les parents ou les responsables de l’enfant, avant le début du stage. Une nouvelle fiche médicale doit être complétée pour chaque nouvelle année scolaire.

Tarifs et remboursements

Une intervention financière, généralement hebdomadaire, fixée par le Conseil communal, sera réclamée pour chaque inscription. Il est indispensable que le paiement soit effectué préalablement aux activités et à tout le moins dans le délai de 10 jours indiqué sur la facture, sous peine de voir l’inscription automatiquement annulée. Dès réception du paiement, l’enfant sera définitivement enregistré sur les listes de participants et pourra directement se présenter sur le lieu des activités le 1er jour de l’activité. Aucune confirmation écrite ne sera envoyée.

Si, pour motif médical, l’enfant ne peut participer à l’activité pour laquelle il est inscrit, il est demandé aux parents ou aux personnes responsables de l’enfant d’en aviser le plus rapidement possible le service de la Jeunesse afin de libérer la place pour un autre participant. Un remboursement – déduction faite des frais administratifs pour un montant correspondant à un jour d’activité – pourra être sollicité moyennant introduction d’un certificat médical, dans les 24 heures à dater du 1er jour d’absence.

En cas d’accident survenu dans le cadre de l’activité et causant une incapacité, un remboursement correspondant aux jours d’absence, sans frais administratifs, sera effectué après réception de la déclaration d’accident.

Les remboursements visés aux articles 9 et 10 du présent règlement seront effectués après la fin de la période de vacances concernée et uniquement si toutes les conditions énumérées ci-avant sont remplies.

Annulations

Une activité pourra être annulée si les conditions d’organisation ne sont pas remplies (nombre de participants insuffisant, conditions climatiques défavorables,…). Dans ce cas, l’activité pourra éventuellement être remplacée par une autre, équivalente dans la mesure du possible, ou le droit d’inscription remboursé.

Assurances

Chaque participant bénéficie d’une couverture en responsabilité civile et accidents corporels pour les accidents qui surviendraient dans le cadre des activités prévues. L’éventuel remboursement des frais excédentaires se fera toutefois dans la limite des tarifs fixés par l’INAMI.

Toute blessure ou dommage corporel survenu pendant l’activité doit être signalé au coordinateur de celle-ci dans les plus brefs délais. Un document de déclaration d’accident sera remis aux parents ou aux personnes responsables de l’enfant afin d’être complété et ensuite transmis au service de la Jeunesse pour suivi.

Tout acte volontaire ayant entrainé un dommage corporel, moral ou matériel, à des biens de l’administration communale, à son personnel, à un participant ou à des tiers pourra donner lieu à réparation de la part des parents ou des personnes responsables de l’auteur des faits. Les parents ou les personnes responsables de l’enfant seront tenus de déclarer les faits auprès de leur assurance familiale.

Problèmes de santé

Aucun traitement médical ne pourra être fourni spontanément par le personnel encadrant les activités. Par ailleurs, toute demande de prise de médicaments durant les activités devra être appuyée par une autorisation délivrée par un médecin.

Le médicament sera emballé dans un contenant au nom de l’enfant et accompagné de la posologie prescrite par le médecin traitant. Aucun traitement lourd (injections, aérosols, etc.) ne pourra être administré par le personnel d’encadrement.

Le coordinateur des activités pourra refuser d’accueillir un enfant si son état de santé le justifie. Les parents ou les personnes responsables de l’enfant doivent déclarer au coordinateur toute maladie contagieuse dont souffre leur enfant (coqueluche, gale, gastro-entérite, grippe, impétigo, méningite, oreillons, rougeole, rubéole, scarlatine, varicelle, verrues plantaires, ou toute autre maladie présentant des risques de contagion) dès constatation de celle-ci.

En matière de pédiculose (poux), il est de la responsabilité des parents ou des personnes responsables de l’enfant de prévenir le coordinateur et apporter les soins à leur enfant. La pédiculose n’entraîne pas l’éviction de l’enfant des activités. Toutefois, celui-ci doit être traité et des mesures d’hygiène sont nécessaires tant sur le lieu des activités qu’à son domicile afin d’éviter une contagion élargie. Dans le cas où c’est le coordinateur des activités qui constate la pédiculose, celui-ci sera tenu d’informer les parents ou les personnes responsables de l’enfant afin qu’ils prennent les mesures nécessaires.

Si, en cours de journée, l’état de santé de l’enfant pose problème, le coordinateur avertira les parents ou les personnes responsables de l’enfant pour que celui-ci soit repris. Dans le cas où l’état de santé de l’enfant le justifie, selon la gravité, il pourra également veiller à ce qu’il soit hospitalisé.

Discipline

La « charte du parfait petit participant », reprise en annexe, détaille les règles de bonne conduite auxquelles il est demandé à chaque enfant d’adhérer. Chaque semaine d’activité débute par la lecture de ces règles, ou par une explication adaptée de celles-ci, à tous les enfants par les moniteurs. En cas de non-respect de ces règles, les membres de l’équipe d’encadrement pourront donner des avertissements oraux. Dans un second temps, le coordinateur des activités pourra convoquer les parents ou les personnes responsables de l’enfant. Le coordinateur pourra prononcer l’exclusion de l’enfant des activités pour une ou plusieurs journées ou pour le restant de la période de vacances si la gravité des faits le justifie.

Préalablement à toute exclusion, les parents ou les responsables de l’enfant et l’enfant seront entendus et l’avis écrit des moniteurs sera produit. Les faits graves pouvant justifier l’exclusion des activités sont ceux qui portent à l’intégrité physique, psychologique ou morale d’un membre du personnel ou d’un enfant, compromettant l’organisation ou la bonne marche des activités, ou lui font subir un préjudice matériel ou moral.

Tout recours contre l’exclusion d’un enfant doit être introduit auprès du Collège des bourgmestre et échevins dans les trois jours qui suivent la notification de l’exclusion. L’exclusion est une disposition de dernier recours : le dialogue, l’éducation citoyenne et l’aspect ludique des vacances restent les priorités des activités de vacances.

Sortie non accompagnée

Une autorisation écrite des parents ou des personnes responsables de l’enfant sera exigée si ceux-ci permettent à leur enfant de quitter le lieu des activités non accompagné. Dans ce cas, l’enfant sera libéré à 16h30.

Retards

Si, pour une quelconque raison, les parents ou les personnes responsables de l’enfant se trouvent dans l’impossibilité de venir reprendre leur enfant avant l’heure de clôture du service de garderie, il est indispensable d’en aviser le coordinateur. La somme de 15 EUR sera par ailleurs réclamée par heure de retard entamée. Si dans un délai raisonnable, les parents ou les personnes responsables de l’enfant demeurent injoignables, le coordinateur contactera les services de police et leur remettra la garde de l’enfant.

Déductions fiscales et intervention financière des mutuelles et employeurs

Sur simple demande, une attestation de fréquentation peut être délivrée à la fin de chaque période de vacances. Les attestations fiscales pour les enfants de moins de 12 ans sont également délivrées sur simple demande à partir du mois de janvier suivant l’année durant laquelle se sont déroulées les activités. Les attestations seront établies au nom de la personne qui a effectué l’inscription.

Vêtements ou objets perdus

Tous les vêtements et objets oubliés ou égarés sur les lieux d’activité sont rassemblés au terme des vacances dans les locaux du service de la Jeunesse. Les parents ou les personnes responsables de l’enfant peuvent venir les y récupérer durant les heures d’ouverture. Toute pièce qui n’a pas été réclamée un mois après la fin de la période de vacances concernée est donnée à des œuvres humanitaires ou caritatives désignées par le Collège des bourgmestre et échevins.

Il est demandé aux parents ou aux personnes responsables de l’enfant d’éviter les vêtements de prix, les bijoux de valeur, l’argent liquide, les téléphones portables et les jeux électroniques. Il leur est également demandé d’adapter la tenue vestimentaire de l’enfant à l’activité prévue et aux conditions météorologiques.

Photos et vidéos

En vue d’assurer la promotion de ses activités, le service de la Jeunesse peut être amené à réaliser des photos ou vidéos pendant les stages et à les utiliser sur tous ses supports de communication. Afin de respecter le souhait des parents ou des personnes responsables de l’enfant de voir figurer ou non l’image de leurs enfants dans ces publications, des demandes d’autorisation spécifiques seront distribuées avant chaque séance de prise de vues.

Dispositions finales

Les parents ou les personnes responsables de l’enfant, sont censés connaître ce règlement et l’expliquer à leurs enfants lorsque ceux-ci sont en âge de le comprendre. Tous les cas qui n’apparaissent pas expressément dans le présent règlement seront examinés par les coordinateurs des activités ou le pouvoir organisateur.