Intern reglement van de gemeentelijke activiteiten en stagevakanties

Algemeen

Het gemeentebestuur van Sint-Lambrechts-Woluwe organiseert vakantie-activiteiten in de vorm van onthaal- en animatiediensten, tijdens verschillende schoolvakantieperiodes voor kinderen van 2,5 jaar tot 18 jaar. Het hoofddoel van de gemeentelijke jeugddienst is het aanbieden van een ruim vrijetijdsprogramma met educatieve inslag en hen in te wijden in verschillende technieken en disciplines. Ze worden tevens aangemoedigd om deel te nemen aan sport-, cultuur-, kunst- en wetenschappelijke activiteiten en hun verantwoordelijkheids- en burgerzin aan te scherpen.

De deelname aan de speelpleinactiviteiten en de verschillende stages zijn toegankelijk voor alle kinderen volgens leeftijdscategorie, ongeacht hun taal. Het verdient evenwel de aandacht dat de activiteiten plaatsvinden in ofwel het Frans of het Nederlands. De ouders of de personen die de hoede hebben over het kind worden bijgevolg verzocht om, bij inschrijving, aan te geven of het kind voldoende taalkennis heeft om de activiteiten te kunnen volgen. Het niet beheersen van de taal waarin de activiteiten worden voorgesteld, mag nochtans geen belemmering vormen voor de deelname van het kind.

Om organisatorische en veiligheidsredenen worden enkel zindelijke kinderen toegleaten tot de activiteiten (met uitzondering van het namiddagdutje waar pamperbroekjes worden toegelaten).

De activiteiten vinden plaats van 9u00 tot 16u30. Gratis opvang wordt georganiseerd op elk speelplein.

Inschrijvingen

Het College van burgemeester en schepenen legt de verschillende periodes en het uurrooster vast van de vakantie-activiteiten tijdens het lopende jaar evenals de verschillende activiteitsplaatsen, het aantal beschikbare plaatsen en het begin van de inschrijvingsdata voor elke periode.

De ouders en de verantwoordelijken van kinderen die woonachtig zijn in Sint-Lambrechts-Woluwe mogen hun kinderen inschrijven 15 dagen vóór de inwoners van een andere gemeente.

De inschrijvingen gebeuren vooreerst via www.jjjy.be of met behulp van een inschrijvingsformulier dat beschikbaar is op de jeugddienst (Kroninglaan, 65). Vervolgens, bij aanvang van de vakantieperiodes, kunnen de inschrijvingen voor de resterende plaatsen gebeuren op de burelen van de jeugddienst. Geen enkele inschrijving of betaling mag gebeuren op de plaatsen waar de activiteiten doorgaan.

Er is een medische fiche beschikbaar op de burelen van de jeugddienst (Kroninglaan 65) en op elk speelplein of te downloaden op www.jjjy.be. Deze bevat alle noodzakelijke informatie om snel te kunnen optreden in noodgeval. Een nieuwe medische fiche wordt aangemaakt bij aanvang van elk schooljaar.

Tarieven en terugbetalingen

De gemeenteraad legt, in regel op weekbasis, een financiële tussenkomst vast voor elke inschrijving. De betaling dient verplicht te gebeuren voor de aanvang van de activiteiten en in ieder geval binnen de 10 dagen zoals vermeld op de factuur, op straffe van automatische schrapping van de inschrijving. Vanaf ontvangst van de betaling wordt het kind definitief ingeschreven op de deelnemerslijst en mag het zich bij aanvang van de activiteiten aanmelden op de plaats van het gebeuren. Geen enkele bevestiging wordt verstuurd.

Indien om medische redenen het kind niet kan deelnemen aan de activiteit waarvoor het is ingeschreven, wordt, aan de ouders of aan de personen die de hoede over het kind hebben, gevraagd dit zo vlug mogelijk te melden aan de jeugddienst teneinde de vrijgekomen plaats aan een andere deelnemer toe te wijzen. Er kan om terugbetaling worden verzocht – na aftrek van administratieve kosten ten belope van één activiteitsdag – mits indiening van een doktersattest binnen de 24 uur na de eerste dag afwezigheid.

In geval van een ongeval tijdens een activiteit met onbekwaamheid tot gevolg, zal een terugbetaling, die overeenkomt met het aantal dagen afwezigheid, worden uitgevoerd na ontvangst van een ongevallenverklaring.

De terugbetalingen bedoeld in artikelen 9 en 10 van dit reglement worden uitgevoerd na het einde van de betrokken vakantieperiode en enkel indien alle

Afzeggingen

Een activiteit kan worden geschrapt indien de randvoorwaarden niet vervuld zijn (onvoldoende aantal deelnemers, slechte weersomstandigheden, ...). In dat geval kan een activiteit vervangen worden door een, indien mogelijk, andere gelijkwaardige activiteit of kan het inschrijvingsgeld worden terugbetaald.

Verzekeringen

Elke deelnemer geniet van een dekking burgerrechtelijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor gebeurtenissen die zouden plaats hebben in het kader van de geplande activiteiten. De eventuele terugbetaling van de extra kosten zal nochtans worden beperkt tot de door het RIZIV vastgelegde tarieven.

Elk letsel of elke lichamelijke schade opgelopen tijdens de activiteiten wordt zo vlug mogelijk gemeld aan de coördinator. Een ongevallenformulier wordt overhandigd aan de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind. Dit dient zo vlug mogelijk te worden ingevuld en vervolgens teruggestuurd naar de jeugddienst voor opvolging.

Elke vrijwillige handeling die lichamelijke, morele of materiële schade veroorzaakt aan de goederen van het gemeentebestuur, het personeel, een deelnemer of aan derden kan aanleiding geven tot herstelling of vervanging ervan vanwege de ouders die verantwoordelijk zijn voor de dader. De ouders of de personen die de hoede hebben over het kind doen hiervan verplicht aangifte bij de familiale verzekeringsinstelling.

Gezondheidsproblemen

Geen enkele medische handeling wordt spontaan uitgevoerd door het begeleidend personeel tijdens de activiteiten. Bovendien wordt elke aanvraag tot het nemen van medicatie tijdens de activiteiten vergezeld door een volmacht vanwege een arts.

Het medicijn wordt verpakt in een omhulsel met vermelding van de naam van het kind en met een bijsluiter voor de dosis vanwege de behandelende arts. Geen enkele meer ingewikkelde behandeling (inspuitingen, aerosols, enz.) zal worden toegediend door het begeleidend personeel.

De coördinator van de activiteiten kan weigeren een kind op te vangen indien dit gerechtvaardigd is vanwege de gezondheidstoestand. De ouders of de personen die de hoede hebben over het kind moeten elke besmettelijke ziekte melden aan de coördinator (kinkhoest, schurft, maag-darmontsteking, griep, krentenbaard, hersenvliesontsteking, dikoor, mazelen, rode hond, roodvonk, pokken, voetwratten, of elke andere ziekte die een risico op besmetting inhoudt) vanaf vaststelling hiervan.

Op het vlak van luizen, is het de verantwoordelijkheid van de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind om de coördinator hiervan in te lichten en de nodige zorgen toe te dienen aan hun kind. Het voorkomen van luizen betekent niet dat het kind wordt geweerd van de activiteiten. Het moet nochtans behandeld worden en hygiënemaatregelen dienen genomen te worden, zowel op de plaats van de activiteiten als thuis om verdere besmetting te voorkomen. In het geval dat de coördinator de aanwezigheid van luizen vaststelt, informeert deze de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind opdat ze de nodige maatregelen nemen.

Indien de gezondheidstoestand van het kind in de loop van de dag problematisch wordt, verwittigt de coördinator de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind hiervan opdat ze het zouden komen ophalen. Indien, naargelang de ernst, de gezondheidstoestand van het kind dit rechtvaardigt, kan de coördinator het kind eveneens laten opnemen in het ziekenhuis.

Discipline

Het « charter van de ideale kleine deelnemer », zoals vermeld als bijlage, somt de goede gedragsregels op die het kind worden verondersteld worden zich eigen te maken. Elke activiteitsweek begint de monitor met een voorlezing van deze regels of met een aangepaste uitleg hiervan voor de kinderen. In geval van niet-naleving van deze regels kunnen de begeleiders mondelinge verwittigingen beginnen te geven. In een volgende fase kan de coördinator de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind bij zich roepen. De coördinator kan de uitsluiting van het kind afkondigen voor één of meerdere dagen of voor het resterend gedeelte van de vakantieperiode indien de ernst van de feiten dit rechtvaardigen.

Voorafgaand aan elke uitsluiting worden de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind gehoord en zal er schriftelijk verslag vanwege de monitoren worden voorgelegd. Zijn ernstige feiten die kunnen leiden tot uitsluiting van de activiteiten: aantasting van de fysieke, mentale of morele integriteit van een personeelslid of een kind die de goede werking van de organisatie of de activiteiten in gevaar brengen of die materiële of morele schade toebrengen.

Elk beroep tegen uitsluiting van een kind wordt ingeleid bij het College van burgemeester en schepenen binnen de drie dagen volgend op de betekening van uitsluiting. Dit is een ultieme maatregel: dialoog, burgerzin en het speels aspect van de vakantie blijven de boventoon voeren tijdens deze vakantie-activiteiten.

Niet-begeleid verlaten van de activiteiten

Een schriftelijke machtiging vanwege de ouders of de personen die de hoede over het kind hebben, is vereist indien dezen hun kind toelaten om de activiteiten niet-begeleid te verlaten. In dat geval zal het kind de activiteiten mogen verlaten om 16u30.

Vertragingen

Indien, om eenderwelke reden, de ouders of de personen die de hoede over het kind hebben, onmogelijk hun kind kunnen komen ophalen voor het sluitingsuur van de kinderopvang, dienen zij hiervan de coördinator in kennis stellen. Bovendien wordt 15 EUR gefactureerd bij aanvang van elk uur vertraging. Indien, binnen een redelijke termijn, de ouders of de personen die de hoede over het kind uitoefenen, onbereikbaar blijven, dan contacteert de coördinator de politie en vertrouwt hij hen de hoede over het kind toe.

Fiscale aftrek en financiële tussenkomst vanwege ziekenfondsen en werkgevers

Een bezoekattest wordt afgeleverd op het einde van elke vakantieperiode op eenvoudig verzoek. De fiscale attesten voor de kinderen jonger dan 12 jaar worden eveneens afgeleverd op eenvoudig verzoek vanaf januari van het jaar volgend op dat van de vakantie-activiteiten. De attesten worden opgemaakt op naam van de persoon die de inschrijving heeft verricht.

Kledij of verloren voorwerpen

Alle kleren en vergeten of verloren voorwerpen worden verzameld op het einde van de vakantieperiodes in de lokalen van de jeugddienst. De ouders of de personen die de hoede hebben over het kind kunnen deze komen ophalen tijdens de diensturen. Alle kledingstukken die niet werden opgehaald te rekenen vanaf één maand na het einde van de vakantieperiode worden geschonken aan een liefdadigheidsdoel dat wordt vastgesteld door het College van burgemeester en schepenen.

Aan de ouders of de personen die de hoede hebben over het kind wordt gevraagd om te vermijden dat het kind op het speelplein verschijnt met dure kleding, waardevolle juwelen, baar geld, draagbare teIefoons of elektronische spelletjes. Ze worden eveneens gevraagd om de kledij aan te passen aan de voorziene activiteiten van het kind en aan het weer.

Foto’s en videos

De jeugddienst kan, om z’n activiteiten te promoten, ertoe gebracht worden om foto’s of videos te maken tijdens de stages en deze te gebruiken voor al z’n communicatiedoeleinden. De wens van de ouders of de personen die de hoede over het kind hebben, om hun kind al dan niet afgebeeld te zien, dient te worden geëerbiedigd. Hiertoe wordt, voorafgaandelijk aan elke beeldopnamesessie, schriftelijke toestemming gevraagd.

Slotbepalingen

De ouders of de personen die de hoede hebben over het kind worden verondersteld dit reglement te kennen en het uit te leggen aan hun kinderen wanneer deze de leeftijd hebben voor het begrijpen ervan. Alle gevallen die niet expliciet worden opgenomen in dit reglement, zullen worden onderzocht door de coördinatoren van de activiteiten of de inrichtende macht.